Every journey always begins with one step, Semua perjalanan bermula dari satu langkah kaki ....

Kamis, 05 April 2012

Program Kerja BEM: Dasar Pemikiran, Mekanisme dan Manajemennya


Oleh:
Panca Dias Purnomo* 

Abstraksi
Student government terbentuk sebagai hasil dari keputusan Mendikbud No. 155/U/1988, setelah meletusnya reformasi, yang memberikan kebebasan mahasiswa untuk berdaulat dengan prinsip ‘dari, oleh dan untuk mahasiswa’. Prinsip-prinsip tata negara kemudian diadopsi oleh organisasi mahasiswa di kampus atau disebut juga negara mahasiswa. BEM (Badan Esekutif Mahasiswa) adalah salah satu organisasi mahasiswa yang berada dalam naungan sistem pemerintahan mahasiswa (Student Government) yang memegang pos kekuasaan eksekutif. Berangkat dari kontesk berpikir ini, program kerja yang dilakukan oleh BEM atau kebijakan yang ditelurkannya merupakan bagian dari mekanisme sebuah negara mahasiswa yang berdaulat, dimana kebijakan yang dihasilkan digunakan seluas-luasnya untuk kesejahteraan mahasiswa itu sendiri. Karena itu, manajemen program kerja yang baik mutlak dibutuhkan oleh lembaga eksekutif (BEM) untuk mencapai kinerja organisasi yang efektif dalam bingkai negara mahasiswa. Sedangkan peran kepemimpinan dalam organisasi dibutuhkan untuk mengendalikan dan mengevaluasi jalannya roda organisasi.

STUDENT GOVERNMENT (PEMERINTAHAN MAHASISWA)
Keputusan Mendikbud No. 155/U/1998 sampai saat ini menjadi Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di setiap Perguruan Tinggi. Dalam peraturan tersebut dinyatakan bahwa, “ organisasi kemahasiswaan di perguruan tinggi diselenggarakan berdasarkan prinsip dari, oleh dan untuk mahasiswa.........”. Berangkat dari landasan tersebut, tentunya dapat kita simpulkan bahwa “dari mahasiswa, oleh mahasiswa, dan untuk mahasiswa (sering ditafsirkan menjadi kedaulatan mahasiswa)” merupakan prinsip dasar dalam kehidupan mahasiswa [1]. Karena dasar itulah dan juga keinginan untuk memberikan pembelajaran demokratis kepada mahasiswa lahirlah sistem pemerintahan mahasiswa atau student government. Dari paham ini kemudian juga lahir lembaga legislatif dan eksekutif mahasiswa.



Sistem srudent goverment merupakan suatu sistem yang mengibaratkan kampus menjadi suatu negara dimana didalamnya terdapat perangkat perangkat kenegaraan. Berlandaskan dari prisip dasar tersebut, maka perangkat – perangkat tadi ditujukan untuk menjamin dan melaksanakan implementasi prinsip tersebut dalam kehidupan mahasiswa. Dalam hal ini, prinsip “dari mahasiswa“ artinya ialah pemerintahan tersebut dikukuhkan secara aklamasi oleh mahasiswa melalui suatu prosesi tertentu. Hal ini meliputi keterlibatan mahasiswa dalam menata sistem tersebut, partisipasi mahasiswa dalam perangkat sistem, serta adanya pengakuan bahwa kedaulatan berada ditangan mahasiswa. prinsip “ oleh mahasiswa “diartikan bahwa perangkat – perangkat dalam sistem tersebut beserta kebijakannya dihasilkan secara independen oleh mahasiswa melalui perwakilannya. Hal ini meliputi independensi mahasiswa dalam menyelenggarakan praktik – praktik kenegaraan tersebut, jaminan sepenuhnya terhadap kemurniaan dari kedaulatan mahasiswa, serta jaminan kesetaran hak dan kewajiban bagi seluruh mahasiswa di mata sistem tersebut. Sedangkan prinsip “ untuk mahasiswa “ diartikan bahwa tujuan akhir dari sistem tersebut ialah untuk kesejahteraan mahasiswa sebesar – besarnya (1.

Kampus adalah negaranya mahasiswa sebagai sarana mahasiswa untuk mematangkan kapasitas inlektualitasnya. Konsep pemikiran negara-mahasiswa dalam sistem Student Government memang tidak terlepas dari konsep negara-bangsa yang sesungguhnya meskipun tidak sekompleks sebuah negara. Teori dan konsep-konsep negara diserap kedalam sistem Student Government. Kemudian, bermunculan lah sistem Student Government di berbagai universitas di Indonesia dengan nama dan ciri khasnya masing-masing. Adanya pembagian pos kekuasaan antara lembaga mahasiswa adalah salah satu contoh penyerapan teori negara kedalam negara mahasiswa (kampus). Lembaga mahasiswa yang ada didalam sistem pemerintahan mahasiswa menjadi pemeran utama dalam negara mahasiswa tersebut.

Student Government sendiri pada dasarnya mempunyai tiga peran utama yakni advocacy, representation, dan voice [2]. Karena itu,  program kerja yang ditelurkan oleh BEM harus berlandaskan pada konsep pemikiran ini. Sebagai lembaga yang dipilih langsung oleh mahasiswa dan sebagai eksekutor di tatataran negara mahasiswa, program kerja BEM sejatinya bermula dari mahasiswa dan berakhir pula untuk mahasiswa.

Pemerintahan mahasiswa adalah merepresentasikan suara dan keinginan rakyat (mahasiswa) dan seharusnya mempunyai independensi sendiri tanpa pengaruh dan peran kepentingan golongan tertentu. Student Government sebagai wadah pengkayaan kapasitas social politik mahasiswa harus mampu memberi warna dan pengaruh kepada kondisi social politik eksternal (luar kampus) bukan justru dipengaruhi atau bahkan dikendalikan oleh kepentingan social dan politik eksternal.  Student government adalah representasi dan independensi (2. Student Government juga berorientasi untuk melayani mahasiswa secara luas. Namun demikian, karena mahasiswa adalah bagian dari civitas akademika kampus dan masih sebatas sebagai peserta didik, posisi student government tidak akan lepas dari kebijakan, komunikasi, dan interaksi kepada pengelola kampus (birokrasi kampus).

KELUARGA MAHASISWA (KM) ADALAH STUDENT GOVERNMENT [3]
Pemerintahan mahasiswa atau Student Government merupakan sarana agar berbagai kelompok atau organisasi mahasiswa di perguruan tinggi, tidak terkecuali Universitas Diponegoro, dapat saling bersinergi dan bekerjasama sesuai dengan fungsi dan wewenang masing-masing. Selain itu, pemerintahan mahasiswa juga akan berperan dalam membentuk kematangan berpikir, emosional sekaligus spiritual mahasiswa sebagai kaum intelektual yang nantinya akan terjun ke masyarakat sebagai warga negara Republik Indonesia. Bangsa dan negara ini mewariskan semangat kemajuan dan  perbaikan di pundak para mahasiswa: kaum terpelajar, kaum intelektual, iron stock dan change maker. Terjun didalam sistem pemerintahan mahasiswa adalah bagian dari proses belajar dan pematangan mahasiswa agar siap memangku tanggung jawab yang lebih besar kelak didalam tatanan sosial masyarakat.

Konsep pemerintahan Keluarga Mahasiswa (KM) diaplikasikan di Universitas Diponegoro sebagai wujud keinginan untuk membentuk sistem pemerintahan mahasiswa yang professional, sehat, dinamis dan mandiri. Pemerintahan yang sehat adalah pemerintahan yang menganut asas check and balance, atau saling mengoreksi agar tercipta kesimbangan antar semua komponen dalam pemerintahan. Dengan adanya fungsi saling mengontrol dan menyeimbangkan tersebut maka diharapkan akan lahir keadilan bagi seluruh rakyat atau masyarakat. Rakyat dari pemerintahan mahasiswa ini adalah seluruh mahasiswa Universitas Diponegoro yang terjun secara langsung kedalam kegiatan kemahasiswaan maupun yang tidak. Pemegang jabatan pemerintahan mahasiswa adalah mereka yang aktif di lembaga atau organisasi mahasiswa – apapun organisasinya –di  lingkup Universitas Diponegoro.

Keluarga mahasiswa (KM) Universitas Diponegoro didasarkan pada PPO dan AD ART KM UNDIP yang disahkan oleh Senat KM UNDIP No. I tahun 2009. Sementara itu, penjelasan lebih detail tentang KM Undip dan seluk beluknya, dapat dibaca di Pedoman Pokok Organisasi (PPO) KM UNDIP 2011 dan Garis Besar Haluan Kerja (GBHK) KM UNDIP 2011 yang disahkan pada MKM (Musyawarah Keluarga Mahasiswa) Undip pada akhir tahun 2011 yang lalu. Namun demikian, kejelasan mengenai dasar konstitusi, interaksi dan kedudukan antar organisasi mahasiswa, kedudukan MKM, undang-undang yang mengatur partai, belum ada sampai sekarang. Bahkan produk-produk perundang-undangan yang dihasilkan oleh Senat Mahasiswa (SM) maupun kebijakan yang ditelurkan oleh BEM belum secara optimal dipublikasikan kepada mahasiswa secara umum yang notabene adalah rakyat sekaligus konstituennya sendiri. Hal seperti itulah, yang kemudian membuat parsisipasi mahasiswa dalam pemerintahan mahasiswa di UNDIP masih sangat rendah (ex.lihat data pemilu raya). Isu ini perlu ditangani serius karena kedaulatan negara mahasiswa ada di tangan mahasiswa itu sendiri. Negara mahasiswa tidak akan berdaulat secara penuh jika legitimasi dari rakyatnya sendiri rendah. 

Gambar 1. Data hasil pemilihan raya Universitas Diponegoro

Gambar 2. Total pemilih pada Pemilihan Raya Undip 2009-2011

Gambar 3. Perbandingan Jumlah Pemilih dengan Total Mahasiswa Undip yang Mempunyai Hak Pilih Tahun 2009-2011

Berdasarkan pada serapan konsep negara-bangsa dalam sistem Student Government KM UNDIP, BEM adalah lembaga mahasiswa yang melaksanakan mandat kerja dari lembaga legislative (Senat/DPM) melalui program-program kerja yang dibuat untuk kemaslahatan masyarakat (mahasiswa) berdasarkan ADART/GBHK organisasi Keluarga Mahasiswa (KM) yang berlaku.

Ilustrasi diatas semoga dapat memberikan perspektif lebih jelas bagaimana seharusnya proses keberjalanan sebuah sistem pemerintahan mahasiswa dalam sebuah negara mahasiswa (kampus) yang mendekati ideal. Masih banyak pekerjaan rumah dan perbaikan yang harus dikerjakan oleh penerus pengelola Student Government atau Keluarga Mahasiswa (KM) Undip agar KM Undip yang diidamkan sebagai pemerintahan mahasiswa yang diingini oleh seluruh mahasiswa Undip dapat terwujud. Pekerjaan rumah itu diantaranya adalah mengenai kejelasan dasar konstitusi, interaksi dan kedudukan antar organisasi mahasiswa, kedudukan MKM, undang-undang yang mengatur partai, dan undang-undang alur kaderisasi mahasiswa.

Student Government berisi interaksi dan dinamisasi antara berbagai organisasi mahasiswa didalamnya. Interaksi dan dimanisasi ini mampu menjadi sarana pencerdasan kapasitas intelektual mahasiswa yang tentunya harus dibingkai dalam semangat kekeluargaan dan kebaikan. Orientasi mahasiswa dalam menjalankan fungsinya sebagai subyek sekaligus obyek dari Student Government tentunya sangat berbeda dengan pengelola sistem pemerintahan negara-bangsa sesungguhnya, karena bagaimanapun juga, fase mahasiswa masih dalam level pembelajaran. Oleh karena itu, nafas utama yang menggerakan interaksi dan dimanisasi organisasi mahasiswa dalam sistem pemerintahan mahasiswa haruslah kekeluargaan dan gotong royong. Semua mahasiswa dalam sistem pemerintahan mahasiswa negara mahasiswa harus mengedepankan kedua filosofi dasar tersebut; kekeluargaan dan gotong royong agar semua mekanisme yang terjadi dalam Student Government berjalan sesuai idealisme dan fungsi mahasiswa yang seharusnya.

Penjelasan bagaimana seharusnya sebuah mekanisme proses dalam sistem Student Government yang menurut penulis  dapat dijadikan rujukan dapat dibaca di link berikut ini: http://oldsite.ub.ac.id/id/9_publication/probinmaba/bab3.php; serta Student Government di kampus ITB, UGM, dan UI, menurut penulis, layak dijadikan rujukan bagaimana seharusnya mengelola pemerintahan mahasiswa di sebuah negara mahasiswa (kampus).

MANAJEMEN PROGRAM KERJA BADAN ESEKUTIF MAHASISWA (BEM)
Program kerja adalah langkah-langkah detail untuk mencapai visi-misi berdasarkan rancangan strategis yang telah dibuat. Program kerja lahir karena adanya visi-misi. Program kerja ibarat kendaraan yang digunakan agar bisa sampai di tujuan (visi) melalui arah dan jalan (misi) yang telah dirumuskan. Sedangkan rancangan strategis (renstra) adalah peta yang dipakai dalam perjalanan itu agar menjaga perjalanan berada pada jalur yang tepat dan tidak tersesat. Program kerja adalah derivasi dari renstra yang telah terbentuk.

Renstra adalah penjabaran aspek-aspek pendukung visi dan misi serta analisa detail tentang bagaimana diterjemahkan dari targetan-targetan tiap aspek hingga menjadi pra-program kerja [4].

Gambar 4 (4. Ilustrasi pencapain visi yang telah dijabarkan dalam misi dan didukung oleh aspek-aspek yang nantinya akan membantu organisasi dalam menyusun atau merencanakan program kerja. Program kerja adalah hasil derivasi atau turunan terakhir dari rencana strategis. 

Berikut penulis berikan contoh visi, misi, dan rencana strategis BEM KM UNDIP tahun kepengurusan 2011 agar dapat dijadikan ilustrasi oleh peserta dalam menyusun visi, misi, dan renstra sebagai pondasi dalam menyusun program kerja.  

BEM KM UNDIP 2011: PROGRESIF (PROFESIONAL,SINERGIS,KONTRIBUTIF)
VISI        : MENJADIKAN BEM KM UNDIP SEBAGAI LEMBAGA YANG PROFESIONAL DENGAN MENGEDEPANKAN SEMANGAT SINERGISITAS DAN KONTRIBUTIF UNTUK MENCIPTAKAN  KONDISI KEMAHASISWAAN YANG KRITIS,DINAMIS,  ILMIYAH DAN KEKELUARGAAN
MISI:
1 ) Menjadikan sinergisitas antar lembaga mahasiswa sebagai basis kekuatan pergerakan dalam melakukan pressure terhadap kebijakan yang berkaitan dengan mahasiswa (PSDM,DAGRI, DEPLU& DESPOL) (KA Internal & Eksternal)
2 ) Berperan aktif dengan seluruh elemen kampus UNDIP dalam rangka mewujudkan  kampus  yang , kritis,dinamis,ilmiyah dan kekeluargaan (DAGRI,PSDM,DESPOL,RISET,DIMAS,DEPLU) (KA Internal, Eksternal & Dimas riset)
3) Menghimpun dan mengembangkan potensi-potensi yang ada pada mahasiswa dalam bidang seni, budaya, wirausaha, kepeminpinan, kepeloporan, religi  dan olah raga (MIKAT,EKOBIS,PSDM) (KA internal & Mikat Ekobis), dst......
PROGRESIF :
Arahan
Indicator
PJ
Eksekutor
Target waktu
Mampu menampung aspirasi mahasiswa
Mengakomodir saran dan kritik untuk bem km
Adanya FDU minimal 2 x
1 tahun
KA Internal
Kesma & Dagri

Terciptanya frame satu UNDIP
Maba memiliki rasa cinta undip

Fakultas mampu berkoordinasi dengan bem KM

PMB mampu di pegang PSDM


Terlaksananya SEM min
KA Internal
-          PSDM
-          Dagri

Menghidupkan pembelajaran politik
Meningkatnya pengetahuan politik mahasiswa
Aktifnya FID secara rutin max
KA Eksternal
Despol

Publikasi dunia maya massif

Website bem km no 1(google)
KA Eksternal
Deplu

Adanya fasilitator untuk meningkatkan prestasi undip dalam bidang riset
Pelatihan mawapres
Adanya pertemuan berkalar selama 2 minggu
KA Riset dimas
Riset


PROSESIONAL   :
Arahan
Indicator
PJ
Eksekutor
Target waktu
Administrasi teratur
kwalitatif
Kwantitatif

Sekertaris & bendahara
Mentri

-    Dokumentasi rapat tertata rapi
-    Rekapitulasi keuangan rapi
Dapat di evaluasi selama 2 minggu 1 x

SINERGIS:
Arahan
indikator

PJ
Eksekutor
Target waktu
BEM KM Menjadi coordinator ormawa seundip
Kwalitatif
Kwantitatif

Komisi Ahli
Mentri

-    Terjalinnya komunikasi efektif bem km dengan bemf dan ukm
-    Sinkronisasi kegiatan event
-    Minimal ada 9 fakultas yang mampu bersinergi
-    Minimal 9 fakultas yang mampu mensinkronkan agenda

KONTRIBUTIF:
Arahan
Indicator
PJ
Eksekutor
Target waktu
BEM KM mampu menjadi perwajahn mahasiswa di masyarakat
Kwantitatif
Kwalitatif

KA Riset & Dimas
Dimas

-    Adanya kegiatan yang mampu memberdayakan masyarakat
-      Kegiatan yang terukur dalam pembentukan comdev 50% masyarakat desa binaan terakomodir




Hal ini yang awalnya perlu diketahui oleh seluruh pengurus BEM sebagai lembaga yang mempunyai wewenang mengeksekusi hasil legislasi dewan perwakilan mahasiswa. Bahwa program kerja BEM tidak muncul secara tiba-tiba tanpa berlandaskan alasan kuat dan jelas atau bahkan muncul hanya karena keinginan sesaat pengurusnya. Program kerja yang dibuat selalu menyesuaikan dengan visi dan target-target organisasi yang telah terbentuk melalui rencana strategis organisasi. Karena itu, program kerja yang dibentuk oleh BEM melalui berbagai departemen yang dimilikinya harus bermula dari visi dan misi organisasi. Program kerja dibentuk sebagai kendaraan menuju visi tersebut. Sebelum menuju tahap penyusunan program kerja, pengurus organisasi harus terlebih dahulu paham tentang visi, misi, dan rencana strategis organisasi. Tidak hanya pengurus harian organisasi saja, pemahaman tersebut juga harus dimiliki oleh setiap pengurus organisasi sampai level hierarti terbawah. Kerja yang didasari pemahaman akan jauh lebih baik hasilnya. Pemahaman diawal akan menjadi pedoman yang kuat sekaligus menjadi alasan dari pertanyaan “mengapa kita melakukan ini”.

Penyusunan program kerja juga merupakan salah satu fase dalam siklus organisasi yang akan menentukan keberhasilan organisasi. Penyusunan program kerja adalah bagian dari perencanaan (planning). Gagal dalam merencanakan berarti merencanakan kegagalan. Keberhasilan menentukan program kerja yang tepat akan berdampak pada kesuksesan dan keefektifan organisasi. Program kerja memang penting dan vital, namun itu bukan yang terpenting, karena semua fase dalam organisasi adalah penting. Salah jika ada pengurus BEM berpikir bahwa proker adalah segalanya, sehingga mengabaikan fase dalam siklus organisasi yang lain, semisal penyusunan visi, misi, dan rencana strategis. Padahal visi, misi, dan renstra merupakan dasar imajinasi dari pembentukan proker.

Disisi lain, proker terkadang dijadikan satu-satunya dasar penilaian apakah organisasi dikatakan berhasil ataukah gagal. Jumlah proker yang terlaksana akhirnya menjadi acuan untuk penilain tersebut. Kesan yang salah ini terkadang menjadi perangsang bagi pengurus organisasi (BEM) untuk membuat program kerja yang banyak, mewah/besar, dan berusaha agar program kerja yang sudah disepakati dilaksanakan seluruhnya; meskipun tidak jarang proker yang direncanakan itu tidak didasarkan pada analisa yang kuat dan realistis. Organisasi bukan cuma tentang program kerja. Seberapa banyak dan seberapa besar program kerja pun bukan patokan dalam menilai keberhasilan organisasi. Efektivitas program kerja dan efisiensinya yang seharusnya lebih diutamakan dalam menilai kinerja organisasi.

Selain itu, penyusunan program kerja atau pun kebijakan lain yang nantinya dilahirkan oleh BEM harus bertumpu pada produk legislasi Senat Mahasiswa (SM) atau Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) sebagai organisasi yang secara lagal formal mewakili suara mahasiswa. Karena itu, dalam kerjanya BEM dan SM harus selalu berkoordinasi dan berkomunikasi karena kerja kedua lembaga ini sangat terkait satu sama lain. SM dibagi dalam beberapa komisi yang membawahi bidang-bidang tertentu, misalnya komisi IV yang membidangi tentang isu, politik kampus, dan sinergisitas lembaga. Karena itu, Kementrian di BEM yang akan membuat program kerja terkait bidang kerja Komisi IV (ex. Kementrian Dalam Negeri) harus berkoordinasi dan berkomunikasi dengan Komisi IV SM melalui forum resmi. Mengingat SM adalah lembaga perwakilan mahasiswa dan symbol representasi mahasiswa, SM harus menggali aspirasi mahasiswa agar kebijakan (program kerja) yang akan dibentuk BEM sesuai atau tepat dengan kebutuhan dan keinginan mahasiswa secara luas. Terkadang hal ini yang masih sangat lemah dalam sistem KM Undip, malah yang terjadi kebalikannya dimana sering terlihat BEM menganggap SM adalah lawan. Namun demikian, SM pun harus menunjukan integritas dan kapabilitas dalam menjalankan perannya sehingga dapat dicapai level check and balance yang baik diantara kedua lembaga tersebut.

Secara makro, proses penyusunan program kerja terbagi dalam beberapa fase atau tahap, diantaranya adalah seperti dibawah ini. Poin-poin berikut pun sejatinya merupakan intisari dari manajemen sebuah organisasi [5].
  1. Planning (perencanaan). Planning merupakan proses pemilihan informasi dan pembuatan asumsi-asumsi mengenai keadaan di masa datang terkait dengan kecenderungan obyek sasaran, kebutuhan-kebutuhannya, dan kemungkinan-kemungkinan lainnya. Hal tersebut kemudian dirumuskan dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan agar tujuan organisasi dapat tersampaikan di lingkungan kampus. Dalam konteks program kerja, planning bertujuan untuk menentukan bentuk program-program konkret apa yang akan dilakukan sekaligus mencari data atau alasan yang kuat mengapa program tersebut perlu dikerjakan. Tentunya merencanakan program kerja harus disesuaikan dengan visi organisasi dan visi Keluarga Mahasiswa (KM). Parameter keberhasilan kegiatan (baik kuantitatif dan kualitatif) perlu dibuat dalam tahap ini sebagai standar penilain saat evaluasi nantinya.
  2. Organizing. Pengorganisasian adalah mengatur sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan tersebut. Sumber daya yang penting yang perlu diorganisasikan adalah: 1) sumber daya manusia (SDM), 2) Dana, dan 3) Waktu.
  3. Actuating. Actuating adalah implementasi di lapangan. Semua hal yang sudah direncanakan dan diorganisir dengan baik kemudian dilaksanakan atau diaktualisasikan menjadi sebuah program kerja berbentuk kegiatan (event) maupun dalam bentuk program kerja non event. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan selama proses actuating yaitu: 1) koordinasi, 2) work the plan, 3)maksimalisasi potensi, 4)atmosfer kerja yang baik, dan 5) optimis.
  4. Controlling. Kontrol adalah aktivitas pengawasan terhadap kemajuan program yang dilakukan, membandingkan apa yang sedang dicapai dengan sasaran yang direncanakan, dan campur tangan diwaktu yang tepat untuk meluruskan jalannya kegiatan supaya mencapai sasaran yang sudah direncanakan. Aktivitas kontrol harus berstandar pada media pengukur dan pelaksanaan kerja sebagai tolak ukur yang tepat agar dapat diketahui penyimpangan yang terjadi secara diri sehingga kemudian dapat segera diberi tindakan. Dua tolak ukur yang harus sangat diperhatikan agar pengawasan dapat berlangsung dengan baik adalah:  1) standar fisik/normalisasi, meliputi kualitas hasil, kuantitas, waktu penyelesaian; 2) standar non fisik (intangible standard), meliputi hal-hal yang dapat dirasakan namun tidak dapat dilihat, ex. semangat team, harmonisasi team.
  5. Evaluating. Kegiatan evaluasi adalah bentuk usaha yang dilakukan ketika pelaksanaan kegiatan telah berlangsung dengan melihat dan menilai apakah kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan perencanaan awal atau bertolak belakang dari kesepakatan dan tujuan semula. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui tingkat keberhasilan kegiatan, mengetahui pencapain sasaran, mengembangkan program dan materi kegiatan selanjutnya, menentukan kembali kebutuhan dimasa datang, dan untuk melakukan perbaikan-perbaikan kedepan. Hal yang penting yang harus dievaluasi: 1) apakah kegiatan sudah tepat sasaran dan memenuhi kebutuhan obyek, 2) sarana kegiatan dan kesesuainnya, 3) waktu dan tempat kegiatan, 4) hasil kegiatan sejauh mana manfaatnya, 5) kinerja panitia. Sedangkan pihak yang mengevaluasi diantaranya: 1) pemantau, 2) peserta, 3) pihak lain yang terkait, 4) panitia. Evaluasi program kerja meliputi 1) Evaluasi pada tahap perencanaan, 2) Evaluasi pada tahap pelaksanaan, dan 3) Evaluasi pada tahap pasca pelaksanaan.
  6. Reporting. Pelaporan merupakan tahap akhir dimana semua aktivitas, data, dan informasi dari program yang telah dilaksanakan disusun dalam bentuk laporan yang rapi, mudah dimenngerti, dan tentunya sesuai format penyusunan. Hal-hal yang perlu dilaporakan diantara adalah terkait: 1) jumlah peserta, 2) waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan, 3) jumlah dana yang terpakai secara rinci, 4) tingkat keberhasilan kegiatan (kualitatif dan kuantitatif), 5) Foto kegiatan, 6) CV pembicara dan list peserta, 7)diskripsi singkat tentang jalannya acara, 8)rekomendasi atau saran yang membangun untuk perbaikan dimasa depan. Ada baiknya jika reporting ini dapat disusun semenarik mungkin sehingga kemudian dapat dipublikasikan kepada mahasiswa secara luas, mengingat BEM adalah lembaga esekutif tertinggi di negara mahasiswa. Laporan juga penting diserahkan kepada pihak-pihak terkait, seperti kepada birokrasi kampus, sponsor, atau pengisi acara.
Keenam fase tersebut sejatinya juga yang berlaku dalam menyusun sebuah program kerja, dimana satu program kerja akan selalu diawali oleh perencanaan (planning) dan akan berakhir pada evaluasi yang kemudian akan terhubung lagi dengan perencanaan selanjutnya.

Program kerja yang dilakukan BEM dapat dibagi kedalam beberapa kategori. Pembagian program kerja menjadi beberapa kategori ini nantinya dapat berguna dalam membantu mahasiswa menentukan tingkat prioritas kegiatan, alokasi dana, dan alokasi waktu yang dimiliki organisasi. Kategori program kerja diantaranya adalah [1 dan 5]:
  1. Rutin (pekanan/bulanan) proker yang dilakukan berulang-ulang pada selang waktu tertentu
  2. Esidental (dadakan atau tiba-tiba yang merupakan permintaan kerjasama menguntungkan dari organisasi tertentu)
  3. Proyek (panitia berasal dari internal departemen dan tidak membutuhkan kepanitian khusus. Program kerja yang masuk kategori ini dapat terdiri dari program kerja non-event, misalnya pembuatan buku standarisasi, perbaikan lap.olahraga, dll.
  4. Big special event (membutuhkan kepanitian khusus antara departemen dengan sasaran mahasiswa secara luas).
Dalam menyusun program kerja perlu memperhatikan beberapa kaidah penyusunan dimana kaidah tersebut dapat membantu penyusun maupun pihak yang membaca semakin mudah memahami seluruh komponen dari rencana program kerja yang diajukan. Kaidah penyusunan tersebut berisikan beberapa aspek yang harus ada dalam penyusunan program kerja yang berguna agar program kerja yang disusun lebih mudah dipahami oleh semua pihak sekaligus menggambarkan program kerja secara holistic atau keseluruhan. Aspek-aspek yang harus ada dalam penyusunan program kerja meliputi [5]:
  1. Nama kegiatan dan kategori. Berisikan nama kegiatan sekaligus mencantumkan kategorinya, apakah rutin, incidental, proyek, atau BSE.
  2. Latar belakang. Berisikan penjelasan mengapa kegiatan ini perlu untuk diselenggarakan oleh BEM. Berisikan kondisi kekinian, kebutuhan masyarakat mahasiswa Fakultas x, hasil pooling, interview, data dan fakta, dlsb. Kemudian dielaborasikan dengan rencana strategis organisasi. Ditulis dalam bentuk paragraf yang berisi cerita atau narasi.
  3. Tujuan umum dan khusus. Berisikan deskripsi tujuan uum yang ingin dicapai dengan terselenggaranya kegiatan ini. Tujuan umum adalah tujuan yang berupa kalimat utuh dan panjang. Sedangkan tujuan khusus adalah derivasi dari tujuan umum, sifatnya lebih bisa diukur (measurable) dan lebih mudah dicapai dibandingkan tujuan umum.
  4. Abstaksi dan bentuk umum. Pada subjudul abstraksi, dijelaskan secara deskriptif dan naratif mengenai bayangan kegiatan ini ketika diselenggarakan. Sedangkan pada subjudul bentuk umum, dijabarkan menganai daftar (list) mata-mata acara apa saja yang menjadi andalam dalam kegiatan tersebut.
Contoh: abstraksi: acara ini terbagi menjadi dua yaitu: training dan education. Dalam education, peserta akan diberikan teori mengenai keahlian berorganisasi dan kepemimpinan. Dst…..
Bentuk umum:
-ceramah. Ceramah berisikan pengenalan peserta terhadap topic-topik utama dalam kegiatan ini seperti: manajemen organisasi
-studi kasus. Peserta akan diminta untuk terjun langsung ke masyarakat guna menggali kasus-kasus yang terjadi di masyarakat. Dst…….
  1. Rekanan (partner kerja). Disini dijabarkan list orang-orang, badan usaha, lembaga, dlsb. Dimana mereka akan menjadi calon rekanan kerja dari kegiatan ini. Perlu dijelaskan juga peran dari setiap orang/badan usaha/lembaga tersebut.
Contoh: -Arief Rahman Hakim, Dik Doang, Emil Salim, sebagai calon pembicara (alternatif) yang akan menjadi pengisi acara dari mata acara Talk show.
-Bank BNI, Bank Mandiri, dst akan dibidik menjadi sponsor dalam acara ini.
  1. Tim pengarah (SC dan OC). Disini ditulis siapa orang yang bertanggung jawab sebagai PJ (penanggung jawab) acara, baik orang yang menjadi SC (steering committee)-jika ada maupun PJ sebagai OC (organizing committee).
  2. Waktu dan tempat. Disini dijelaskan rencana penggunaan tanggal, baik untuk persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan. Juga ditulis tempat/lokasi yang akan digunakan berikut alternatifnya.
  3. Analisa SWOT. Disini dijelaskan tentang analisa SWOT departemen sehingga berani mengajukan program kerja ini.
  4. Rencana Anggaran.  Dijabarkan total anggaran yang dibutuhkan beserta rencana permohonan dana kepada pihak sponsor, fakultas/universitas, dan juga kas organisasi maupun donatur.
  5. Parameter keberhasilan (kuantitatif dan kualitatif). Parameter keberhasilan adalah target keberhasilan yang ditetapkan oleh organisasi terkait dengan agenda kegiatan yang dilakukan. Kuantitatif artinya dapat diukur dan dinyatakan dengan angka, misalnya jumlah peserta yang hadir, jumlah peserta yang antusias bertanya, dsb. Sedangkan parameter kualitatif adalah target keberhasilan yang diharapkan tercapai namun tidak dapat dijabarkan dalam angka atau satuan, hanya dengan deskirpsi kata. Misalnya yang berhubungan dengan pemahaman peserta terkait materi acara.
  6. Rekapitulasi timeline. Disini ditulis rekapitulasi waktu dalam sebuah timeline Ms. Excel/table mulai dari perencanaan sampai pelaporan dengan arsiran warna berbeda-beda sehingga mudah dibaca.
Alur Penyusunan Program Kerja
Alur penyusunan program kerja BEM yang baik adalah dimulai dari pemahaman terhadap visi, misi, dan rancangan strategis oleh seluruh pengurus harian (PH) BEM terlebih dahulu. Setelah itu, setiap mentri wajib menjelaskan visi, misi, dan renstra organisasi kepada anggotanya baik kepala devisi maupun anggota baru sejelas-jelasnya. Acara untuk menanamkan pemahaman visi, misi, dan rancangan strategis organisasi perlu diadakan dalam acara orientasi pengurus. Pemahaman terhadap visi, misi, dan rancangan strategis organisasi harus dimunculkan diawal kepengurusan sehingga setiap anggota paham dan mengerti arah dan tujuan serta target yang akan dicapai. Sehingga, setelah itu, anggota diharapkan akan dengan mudah menelurkan gagasan-gagasan kreatifnya yang berhubungan dengan job description atau ranah kerja masing-masing. Pemahaman tentang tupoksi bidang, posisi, dan seluk beluk kementriannya pun harus dipahamkan sejak awal kepada seluruh pengurus. Ingat sekali lagi, bahwa program kerja tidak muncul begitu saja atau muncul secara tiba-tiba, karena program kerja yang benar adalah berlandaskan atas rancangan strategis organisasi yang telah ditetapkan oleh pimpinan. Ditambah lagi, dalam menyusun program kerja BEM juga harus memperhatikan kondisi real dilapangan yang didukung dengan fakta-fakta.

Setelah usulan program kerja disusun berdasarkan tata cara yang sudah dijelaskan diatas, seorang mentri kemudian mendiskusikan usulannya tersebut kepada Komisi Ahli atau Wakil Presiden dan Presiden agar mendapatkan kritik, saran, dan perbaikan. Setelah itu, sebelum rapat kerja BEM, setiap kementrian yang sudah siap dengan ide atau gagasan program kerjanya mengadakan rapat formal dengan SM selaku lembaga perwakilan mahasiswa. Senat mahasiswa (SM) melalui komisinya masing-masing akan memberikan saran dan rekomendasinya kepada BEM. SM sebelumnya juga harus sudah memberikan masukan-masukan kepada BEM tentang isu atau masalah-masalah tertentu yang perlu ditangani atau perlu mendapat prioritas. BEM kemudian setelah itu dapat melakukan rapat kerja (raker) untuk mendiskusikan dan mengesahkan program kerja yang sudah disusun oleh setiap kementrian. BEM juga harus menyerahkan profil program kerjanya kepada pihak birokrasi kampus untuk mendapat persetujuan dan tentunya, dana. Setelah raker, fungsi pengawasan SM terhadap proker (kebijakan) yang sudah dibuat oleh BEM tidak boleh mengendur. Pengawasan harus terus dilakukan sembari memberikan masukan-masukan berupa produk legislasi berdasarkan aspirasi mahasiswa secara luas. Komunikasi dan koordinasi secara kontinyu harus selalu dilakukan antara SM dengan BEM.


Gambar 5. Siklus Tahunan Organisasi Eksekutif. Tanda melingkar pada kotak raker dan sinkronisasi proker adalah fase dalam siklus organisasi dimana ia berada setelah fase team building (internalisasi visi, misi, dll).




*Ketua BEM FPIK UNDIP 2010, Komisi Ahli Internal BEM KM UNDIP 2011
Disampaikan di BEM FKM UNDIP, 07 Maret 2012


Bahan Bacaan:
[1] http://www.bunghatta.ac.id/artikel-180-student_government_sebuah_konsepsi.html
[3] Panca Dias Purnomo. 2011. Gerakan Aku Cinta Undip dan KM Undip. Disampaikan pada acara LKMM Dasar, BEM FPIK UNDIP; Minggu, 17 Juli 2011.
[4] M. Arie Prasetyo. 2010. Tata Laksana Kerja dan Manajemen Organisasi Sistemik, disampaikan pada acara LKMM Dasar Fakultas Teknik Universitas Diponegoro 2010.
[5] Tim Penyusun SPMN FSLDK Nasional. 2004. Risalah Manajemen Dakwah Kampus. Studia Pustaka: Jakarta

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Read Also