Pergantian kepengurusan dalam organisasi, apapun organisasinya, adalah fase kritis organisasi. Masa pergantian kepengurusan atau pergantian pimpinan lama kepada pimpinan baru adalah fase yang sangat krusial dalam siklus roda perputaran organisasi, karena fase tersebut adalah salah satu factor yang nantinya akan menentukan kesehatan jalannya organisasi pada periode selanjutnya.
Demikian pula dengan lembaga mahasiswa, seperti BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa) yang setiap tahunnya selalu mengalami masa pergantian kepengurusan. BEM adalah lembaga eksekutif yang mana presiden serta wakilnya dipilih melalui pemilihan umum. Presiden dan wakilnya ini dipilih oleh mahasiswa secara luas melalui mekanisme pemilihan raya. Presiden dan wakil presiden terpilih mengemban amanah yang diberikan oleh seluruh mahasiswa untuk mengelola pemerintahan mahasiswa khususnya lembaga eksekutif agar dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya bagi mahasiswa secara luas dan almamater.
Begitu vitalnya peran lembaga eksekutif mahasiswa dalam tata pemerintahan mahasiswa di kampus membawa konsekuensi setiap fase atau tahapan perputaran organisasi adalah penting. Salah satu fase penting itu adalah suksesi pimpinan lama ke pimpinan baru. Karena itu, proses persiapan dalam masa awal terpilihnya presiden dan wakil presiden lembaga eksekutif baik di tingkat fakultas maupun universitas menjadi semakin penting.
Ibarat seorang atlet lomba lari, kesempurnaan pada saat start adalah salah satu faktor yang akan menentukan keberhasilan pelari tersebut menjadi juara. Begitu juga lembaga eksekutif mahasiswa, kesempurnaan saat start yaitu saat dimana presiden dan wakil presiden telah resmi terpilih hingga rapat kerja awal tahun merupakan salah satu faktor yang menentukan kesuksesan lembaga eksekutif dalam mengarungi satu tahun kepengurusan yang akan datang.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan organisasi yang baru, terutama presiden dan wakil presiden BEM terpilih, antara lain:
1. Perkuat dan sempurnakan visi misi organisasi. Ambil saran dan kritik yang membangun selama periode kampanye, jaring kembali aspirasi warga kampus, kemudian sempurnakan visi dan misi organisasi.
Mungkin pada saat berkampanye, calon presiden dan wakilnya memaparkan visi misi dan targetan-targetan yang hanya dirumuskan dalam waktu yang relatif singkat. Setelah terpilih, itulah kesempatan untuk menyempurnakan dan menguatkan kembali visi dan misi yang telah ditentukan sebagai fondasi jalannya organisasi. Visi misi, taget, dan rencana strategis selama satu tahun kedepan harus benar-benar dimatangkan. Fondasi yang kokoh dan kuat akan menjadi penentu bentuk bangunan diatasnya.
2. Perkuat komitmen, pengertian, dan komunkasi serta kekeluargaan antara presiden dan wakil, karena merekalah yang menjadi pemimpin utama organisasi. Tidak jarang organisasi berjalan kurang optimal karena ketidaksalingpengertiannya antara presiden dan wakil. Hubungan presiden dan wakil dapat berakhir dengan tidak harmonis hanya karenba tidak adanya saling pengertian dan komunkasi yng baik antar keduanya.
3. Pertegas job desk atau ranah kerja presiden dan wakil, agar terjalin saling pengertian yang kuat, sehingga nantinya tidak terjadi miss persepsi dan over lap wewenang.
4. Segera tentukan pos strategis seperti sekretaris, bendahara dan komisi ahli bidang agar presiden dan wakil presiden segera mendapatkan bantuan dalam menyusun kabinetnya sebelum resmi dilantik.
5. The Right man in the right place. Pilih orang yang tepat pada posisi yang sesuai dengan kompetensinya. Tidak mudah memang dalam memilih orang yang tepat pada tempat yang tepat, karena itu pada tahap ini presiden dan wakil harus berkomunikasi intensif dengan pihak-pihak yang serkiranya mumpuni dalam pemilihan sususan kabinet. Ketepatan memilih orang pada tempat yang tepat akan menentukan kesehatan dan progresifitas organisasi selanjutnya. Akan jauh lebih baik, jika presiden dan wakil dalam memilih orang yang akan mendudukui devisi atau departemen tertentu didasarkan pada kompetensi. Meskipun, menurut pengalaman saya, akan banyak titipan, pesan dan saran dari partai atau kelompok tertentu dalam penunjukan itu, namun penilaian secara obyektif perlu dikedepankan, agar tidak terkesan dalam memilih orang, seperti membeli kucing dalam karung. Fit and proper test kepada calon pemegang pos tertentu perlu dilakukan agar presiden dan wakil mendapatkan gambaran yang obyektif serta komprehensif terhadap orang yang akan dipilih. Jadi, tidak asal langsung sebut orang. Selain itu, dengan diadakannya fit and proper test, presiden dan wakil akan mengetahui calon manakah yang mempunyai kesiapan, komitmen, pemahaman yang paling baik.
Dalam memilih orang atau penyusunan kabinet, perlu memperhatikan diantaranya: 1) kompetensi, 2) Obyektifitas, 3) Keseimbangan organisasi (kualitas departemen merata) artinya semua pos atau departemen didalam organisasi harus berjalan dengan seideal mungkin, sehingga dalam memilih SDM pun harus seimbang dan merata. Hal ini penting agar organisasi tidak berjalan timpang.
6. Presiden dan wakil presiden terpilih harus segera menjalin komunikasi dan silaturahmi kepada seluruh pihak-pihak yang mempunyai kepentingan (share holder), seperti pejabat kampus, dosen, partai mahasiswa pendukung maupun yang tidak, UKM, senat/DPM terpilih, HMJ (jurusan) dan jangan dilupakan senior pendahulu organisasi. Komunikasi kepada share holder tersebut dapat dilakukan dengan komunikasi resmi (formal), santai (informal) atau bahkan komunikasi politik dengan deal atau kesepakatan-kesepakatan tertentu. Komunikasi dan silaturahmi yang dilakukan segera setelah tepilihnya presiden dan wakil presiden terpilih dapat menjadi senjata ampuh dalam menjalin komunikasi, networking dan kerjasama yang intim dengan share holder terkait. Hal tersebut dapat memudahkan jalannya organisasi kedepannya.
7. Ambil semua sisi positif dari pendahulu dan juga organisasi lainnya dan kemudian cobalah untuk diimplementasikan. Buang nilai-nilai negatif dari pendahulu. Sering kita jumpai, SDM didalam organisasi melakukan kesalahan-kesalahan yang sama setiap tahunnya, hal tersebut bisa terjadi jika presiden dan wakil presiden terpilih tidak atau kurang melakukan diskusi dan sharing pendahulunya sehingga tidak terjadi transfer ilmu dan pengalaman yang cukup. Jika hal itu terjadi, maka tidak jarang presiden atau pimpinan yang baru terpilih melakukan kesalahan-kesalahan yang sama bahkan mengulangi apa yang sudah dilakukan oleh pendahulunya.
Prinsip dalam kaderisasi lembaga atau oganisasi adalah berkembang dan membaik (improvement), karena itu setiap penguus organisasi yang baru harus belajar dari pengurus yang lama agar kualitas organisasi terus meningkat. Pendahulu organisasi juga tidak boleh kemudian lepas tangan begitu saja, namun tetap harus ada pendampingan dan transfer knowledge kepada penerusnya. Semua pendahulu organisasi pun harus sadar bahwa mereka masih mempunyai tanggung jawab moral untuk mentransfer pengalaman dan ilmu sekaligus mendampingi penerusnya.
8. Penurunan visi misi serta rencana strategis sebagai fondasi dasar organisasi kepada SDM yang terpilih untuk membantu menjalankan organisasi atau orientasi kepada kepala departemen harus dilakukan sebaik dan sejelas mungkin. Hal ini penting agar seluruh SDM yang menjadi pucuk kebijakan mengerti betul arahan kerja selama satu tahun kedepan. Orientasi tersebut dapat ditujukan juga untuk mempererat tali persaudaraan, pertemanan, penegertian, dan rasa saling memiliki. Nilai-nilai tersebut yang sering menjadi senjata ampuh dalam memperkokoh kerjasama antar lini didalam organisasi.
Pada dasarnya pola-pola pergantian kepengurusan adalah sama setiap tahunnya, hanya saja mungkin masih sedikit dari kita yang menyadari pola—pla tersebut sehingga sering kita terjebak pada masalah yang sama. Karena itu, sebaiknya semua pengurus organisasi terutama presiden dan wakil terpilih harus memahami dengan betul pola-pola itu agar titik kritis dalam pola suksesi organisasi dapat dikelola sedemikian rupa sehingga pergantian pimpinan tidak berdampak kepada menurunnya prestasi kerja organisasi.
Pergantian pimpinan dan pengurus baru harus menjadikan organisasi dan kampus terus meningkat kualitas dan prestasinya. Stagnasi kualitas organisasi dari tahun ke tahun dapat dihentikan dengan melakukan start yang sempurna diawal kepengurusan. Melalui pergantian pengurus dari tahun ke tahun seharusnya grafik peningkatan pencapain organisasi khususnya dan kampus umumnya dapat diraih, bukan malah stagnasi atau justru labil.
Semoga bermanfaat bagi organisasi mahasiswa pada umumnya,
Selamat bersuksesi .............
By:
Panca Dias Purnomo
Komisi Ahli Internal BEM KM UNDIP 2011
Tidak ada komentar:
Posting Komentar