Optimalisasi Peran Komisi Ahli dalam Mendukung Improvitas BEM KM UNDIP

Oleh:

Panca Dias Purnomo[1]

Pendahuluan

Saya bertugas menjadi Komisi Ahli BEM KM UNDIP 2011, efektif kurang lebih antara 6-8 bulan saja. Karena ada beberapa hal yang membuat saya tidak bisa bekerja secara penuh seperti kawan-kawan yang lain, yakni normalnya 12 bulan. Bahkan, saat pelantikan dan LPJ akhir tahun saya juga tidak dapat ikut serta. Terhitung sejak Januari 2011 saya resmi menjabat menjadi KA bidang Internal BEM KM UNDIP 2011. Semenjak itu, saya berusaha untuk belajar, merenungi, dan menghayati peran baru saya. Saya harus menyesuaikan diri dengan cepat dengan posisi baru saya itu, mengingat posisi saya di lembaga mahasiswa sebelumnya sangat berbeda. Saya akui, meskipun sangat singkat, namun peran sebagai bagian dari Komisi Ahli sekaligus sebagai pengurus BEM KM UNDIP memberikan banyak pembelajaran dan pemaknaan hidup kepada saya. Sungguh, sangat membekas sampai sekarang. Karena itu, semoga tulisan berupa unek-unek saya ini dapat memberi sedikit pembelajaran kepada adek-adek tingkat penerus Komisi Ahli BEM KM UNDIP khususnya dan juga kepada seluruh pengurus BEM KM UNDIP umumnya. Sebenarnya  sketsa artikel ini sudah tergeletak di laptop saya dua bulan lamanya, namun baru dapat saya selesaikan baru-baru ini. Semoga pepatah “lebih baik terlambat dari pada tidak sama sekali” masih berguna untuk tulisan ini.

Tulisan ini adalah hasil pikiran saya pribadi, sehingga sangat memungkinkan adanya masukan dan perbaikan dari kawan-kawan. Saya yakin banyak ide lain terkait dengan optimalisasi Komisi Ahli BEM KM UNDIP yang mampu melengkapi sekaligus mengkritik tulisan ini. Saya menyadari goresan ini masih sangat jauh dari kata memuaskan, karena itu saya akan sangat senang, jika ide dan masukan kawan-kawan dapat disatukan agar menghasilkan pemikiran yang membangun bagi Komisi Ahli, BEM KM, dan Keluarga Mahasiswa UNDIP. 

Komisi Ahli (KA) merupakan salah satu bagian kecil dari rangkaian komponen yang dimiliki oleh BEM KM UNDIP. BEM KM adalah organisasi besar yang tersusun dari banyak komponen. Komponen-komponen tersebut saling melengkapi dan menyempurnakan yang pada akhirnya membentuk organisasi BEM KM secara utuh. KA cuma bagian kecil dari keseluruhan komponen-komponen itu.

Komisi Ahli pada dasarnya adalah organ didalam tubuh organisasi BEM KM yang berguna untuk mempermudah kerja presiden dan wakil presiden terpilih dalam mengoordinasi, mengontrol, dan mengevaluasi kerja organisasi serta sebagai pemberi masukan dan saran demi perbaikan kerja internal organisasi maupun kemajuan intelektualitas mahasiswa secara luas. Tepat saja, jika dikatakan Komisi Ahli adalah kepanjangan dan tangan kanan wakil dan presiden terpilih. Namun demikian, didalam struktur organisasi BEM KM UNDIP, Komisi Ahli dikomandoi secara langsung oleh wakil presiden, sehingga dalam kerjanya KA harus berkoordinasi dan bertanggungjawab terhadap wakil presiden.  Komisi Ahli (KA) juga bisa saya sebut seperti dewan pertimbangan presiden yang tugasnya memberikan arahan dan masukan kepada presiden dan wakilnya dalam kaitannya dengan pengelolaan organisasi BEM KM, pemerintahan mahasiswa, dan almamater.

Komisi Ahli, bisa juga saya sebut, serupa dengan mentri koordinator bidang (MENKO) di kabinet pemerintah Republik Indonesia. Misalnya, MENKO Perekonomian Republik Indonesia mengkoordinasi Kementrian Keuangan, Kementrian Perindustrian, Kementrian Perdagangan, dst. KA (bisa disebut MENKO) membidangi atau mengoordinasi beberapa kementrian yang sesuai dengan bidangnya. KA internal misalnya, mengkoordinasi kementrian Dalam Negeri, Kesejahteraan Mahasiswa dan Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa (PSDM).

Komisi Ahli (KA) bersama dengan wakil presiden dan presiden disebut Pimpinan. Di tingkat pimpinan inilah “seharusnya” kebijakan-kebijakan yang akan dibuat, sedang dibuat, dan yang telah ditelurkan, didiskusikan atau dibahas bersama-sama. Presiden dan wakil memegang kekuasaan tertinggi dalam memutuskan kebijakan dan pengambilan keputusan. Komisi Ahli berposisi sebagai tim yang menjadi partner diskusi presiden dan wakilnya agar keputusan atau kebijakan yang ditetapkan dikaji dan ditelaah lebih mendalam terlebih dahulu. Komisi Ahli selanjutnya bertugas mentransfer kebijakan yang telah dibuat tadi kepada mentri-mentri dibawahnya dan kemudian memastikan sekaligus mengevaluasi apakah kebijakan tersebut dikerjakan dengan baik oleh kementrian yang bersangkutan. Forum pimpinan menjadi sarana pengambilan dan diskusi bersama yang vital dalam pengelolaan fungsi organisasi BEM KM.  

Komisi Ahli adalah tim yang terdiri dari 4 orang dimana masing-masing orang megoordinasi bidang dan kementriannya masing-masing. Keempat orang ini harus selalu terus berkoordinasi satu sama lain. Komisi Ahli juga bertanggung jawab terhadap alur koordinasi diantara sesamanya (horizontal) maupun kepada, secara hierarkis organisasi, diatas dan bawahnya (vertical) yakni wakil dan presiden, serta mentri-mentri. Komisi Ahli adalah perwujudan personal dan tim. Tim Komisi Ahli seharusnya adalah tempat lahirnya berbagai saran dan masukan kepada presiden dan wakil terkait dengan pengelolaan kampus dan kemahasiswaan serta pengelolaan internal organisasi BEM KM sendiri.

Pengertian, Tugas, Wewenang dan Fungsi Komisi Ahli[2]

Dalam Buku Putih BEM KM UNDIP 2011, dijelaskan bahwa Komis ahli adalah elemen BEM KM yang berfungsi sebagai konseptor BEM KM dengan mengacu kepada Visi dan Misi Presiden/Wakil Presiden dan pengontrol internal personal dan kegiatan kementrian dengan tetap mengacu pada arahan Presiden/Wakil Presiden. Atau dengan bahasa lain Komisi Ahli adalah supervisor tiap kementrian dan kepanjangan tangan Wakil Presiden/Presiden. Selain itu, Komisi Ahli berfungsi sebagai Badan Penelitian dan Pengembangan yang mengkaji secara detail keseluruhan kelengkapan dan arahan BEM KM UNDIP agar gerak BEM KM UNDIP selalu sesuai dengan arahan Visi dan Misi Presiden dan Wakil Presiden. Komisi Ahli dibagi menjadi 4 bidang yang kemudian mensupervisii kementrian masing – masing sesuai dengan tanggungjawabnya, yaitu bidang Internal (Kementrian PSDM, DAGRI, dan KESMA), KA Eksternal (Kemenlu, dan Kemensospol), KA Riset dan Dimas (Kemenriset dan Kemendimas), dan KA Ekobis dan Mikat (Kementrian Ekobis dan Mikat). Adapaun secara rinci tugas, wewenang, dan fungsi Komisi Ahli adalah sebagai berikut:

1. Begitu terpilih, mengusulkan nama-nama menteri yang belum terpilih (atau membantu Presiden/Wakil Presiden untuk uji kelayakan calon Menteri);
2. Mentransfer Visi dan Misi bersama Presiden dan Wakil Presiden kepada entri dan anggota BEM KM lainnya;
3. Membuat rencana strategis bersama Presiden dan Wakil Presiden;
4. Membuat kebijakan di Internal BEM KM dan PKM Joglo sesuai arahan Wakil Presiden;
5. Mengeluarkan pernyataan sikap ke dalam UNDIP bila Presiden dan Wakil Presiden berhalangan;
6. Briefing dan mengkoordinasi kementrian yang dibawahi dengan mengacu pada arahan Rencana Strategis;
7. Memberikan arahan terkait program kerja kementrian;
8. Menjembatani komunikasi dan koordinasi menteri/kementrian kepada wakil presiden;

10. Menyusun konsep perangkat organisasi kelembagaan BEM KM UNDIP ( SOP, Juklak, Juknis, Tatib, dll );
11. Melakukan pendampingan dan pengarahan terhadap kegiatan yang dilaksanakan BEM KM UNDIP atas dasar intruksional dari Presiden dan Wapres maupun non intruksional dalam keadaan darurat;
12. Merekomendasikan kebijakan dalam kondisi darurat yang bukan mengatasnamakan lembaga kepada kementerian dengan jalur kordinasi dengan Presiden dan Wapres beserta Menteri yang dibawahnya;
13. Melakukan dinamisasi dan peningkatan kemampuan organisasi serta penjagaan semangat pengurus;
14. Mengaudit, mengevaluasi serta mengakreditasi di akhir kepengurusan;
15. Evaluasi kinerja berkala kepada Kementerian dan personal dan kemudian merekomendasikan treatmen atau perlakuan khusus kepada personal atau kementrian berdasarkan persetujuan wakil presiden;
16. Berfungsi sebagai kepanjangan tangan dari Presiden dan Wapres dalam segi pengawasan, evaluasi, dan rekomendasi lembaga.

Point-point diatas rasanya sudah cukup jelas memaparkan tentang deskripsi kerja Komisi Ahli BEM KM UNDIP. Selanjutnya, saya akan mencoba memaparkan beberapa kendala sekaligus bagaimana solusinya pada sub pembahasan berikut.

Struktur Organisasi BEM KM UNDIP

Gambar: Struktur Organisasi BEM KM UNDIP 2011

Kendala yang Dihadapi Selama Menjadi Komisi Ahli

Kendala atau hambatan yang saya tulis ini adalah semata-mata apa yang saya hadapi secara personal, karena itu barangkali akan banyak perbedaan perspektif atau sudut pandang dalam melihat kendala-kendala yang saya sebutkan ini. Berikut adalah beberapa hambatan yang saya hadapi selama menjadi Komisi Ahli:

1. Miss komunikasi dengan pimpinan, sesama komisi ahli, dan mentri karena tidak adanya standar alur komando atau standar alur perintah dari atasan kepada bawahan;
2. Tidak adanya standar operasional presedur dalam pengambilan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengen kementrian sehingga terkadang memunculkan overlapping wewenang. Hal ini akhirnya memunculkan kesan bagi Komisi Ahli itu sendiri maupun kepada kementrian yang berada dibawah koordinasinya bahwa komisi ahli kurang berperan;
3. Internalisasi visi misi dan rensta belum sepenuhnya dikuasai oleh komisi ahli, sehingga transfer ilmu, kontrol, dan evaluasi kepada kementrian terhambat atau kurang berjalan dengan optimal;
4. Lemahnya pelaksanaan tugas sebagai pengontrol dan pendamping kementrian karena Komisi Ahli kurang berkomunikasi dan berkoordinasi dengan mentri, begitu juga sebaliknya;
5. Dalam menterjemahkan kerjanya kedalam hasil yang konkret, seorang Komisi Ahli bekerja sendiri, karena Komisi Ahli tidak mempunyai wakil, kepada devisi, dan sekretaris sehingga seringnya harus memanfaatkan sumber daya manusia dari kementrian yang ada dibawah koordinasinya. Hal ini menimbulkan susahnya kontrol terhadap SDM tersebut;
6. Peran komisi ahli yang seharusnya (juga) bertanggungawab terhadap penelitian dan pengembangan organisasi masih sangat kurang dilaksanakan.

Optimalisasi Peran Komisi Ahli

Berikut akan saya coba sebutkan beberapa saran dalam rangka optimalisasi peran Komisi Ahli demi perbaikan kinerja BEM KM UNDIP. Lagi-lagi saran ini adalah perspektif saya semata, sehingga saran yang berhubungan dengan kinerja Komisi Ahli dan BEM KM saya harap dapat muncul dari kawan-kawan sehingga nantinya dapat diperoleh gagasan yang holistic. Beberapa saran saya antara lain adalah:

1. Pembuatan standar operasional prosedur alur distribusi perintah, komando, dan pengambilan kebijakan terutama di level pimpinan dan internal kementrian. Hal tersebut juga harus menyertakan saat kondisi-kondisi penting dan mendesak, sehingga misskomunikasi dan overlapping wewenang dapat dihindari;
2. Komisi Ahli harus secara aktif terlibat dalam setiap agenda kegiatan kementrian dibawah koordinasinya. Karena itu seorang Komisi Ahli dituntut harus aktif melibatkan diri dalam kegiatan kementriannya masing-masing. Selain itu, Komisi Ahli juga harus berperan aktif membantu mencarikan solusi terhadap permasalan yang dialami kementrian maupun permasalahan personal didalamnya;
3. Intensifikasi komunikasi Komisi Ahli baik secara horizontal (sesama Komisi Ahli) maupun vertical (Komisi Ahli-mentri atau Komisi Ahli-Wakil dan Presiden);
4. Rapat antara sesama Komisi Ahli, Wakil Presiden dan Presiden (rapat pimpinan) harus ditingkatkan efektifitas dan efisiensinya. Efektifitas dan efisiensi rapat seharusnya lebih diutamakan ketimbang kontinyuitas dan frekuensi rapat;
5. Komisi Ahli harus secara cepat dan efektif menerjemahkan perintah dan komando yang diberikan kepadanya menjadi hasil kerja yang nyata (konkret). Komisi Ahli harus berpedoman “kerja, kerja dan kerja”, tidak sekedar mengutamakan fungsi rapat dan pemanfaatan hierarkis organisasi semata.
6. Maksimalisasi peran dan fungsi Komisi Ahli seperti yang tercantum di buku putih BEM KM UNDIP;
7. Perlu adanya staff khusus Komisi Ahli yang berfungsi dalam membantu kinerja Komisi Ahli terutama dalam penerjemahan perintah dilapangan dan hal-hal teknis lainnya;
8. Komisi Ahli membuat instrument dan alat-alat kelengkapan dalam pelaksanaan fungsi pengendalian internal SDM kementrian agar kinerja anggota tetap terjaga;
9. Komisi Ahli harus pandai mengambil tindakan dengan cepat sesuai SOP alur pengambilan keputusan dan perintah ketika melihat adanya anomaly (perubahan) terhadap stabilitas organisasi baik internal maupun isu dibidangnya masing-masing;
10. Berkoordinasi dengan wakil presiden dan presiden serta mentri terkait dengan topickatau isu apa yang ingin ditelaah lebih dalam. (ex. efektifitas kinerja BEM KM dimata fakultas dan jurusan, efektifitas sekolah politik, efektivitas buku kaderisasi dan alur kaderisasi, data biaya kuliah, infentarisasi isu, dll.) Kemudian topik-topik yang ingin digali tersebut dapat didistribusikan kepada devisi khusus kementrian yang membidangi tentang data dan penelitian. Devisi khusus tersebut nantinya dapat mengirim data hasil penelitian mereka kepada Komisi Ahli agar dapat dibahasa di tingkat pimpinan. Data yang diperoleh bisa menjadi bahan diskusi dalam forum-forum kajian yang diadakan oleh tiap-tiap kementrian bersangkutan di level universitas maupun fakultas.
11. Komisi ahli seharusnya sebagai knowledge, experience, dan skill resource. Komisi ahli harus menjadi sumber (resource) bagi segala komponen di organisasi BEM KM UNDIP maupun lembaga mahasiswa lain secara umum.
12. Pemisahan tugas penelitian dan pengembangan dari KA, mengingat tugas KA kurang efektif jika terlalu banyak. Selain tugas mengoordinasi dan mendampingi kementria yang cukup memakan energi dan waktu, posisi KA hanya dipegang oleh satu orang, karena itu, menurut saya, akan lebih efektif fungsi penelitian dan pengembangan organisasi di buat disetiap kementrian menjadi devisi khusus (seperti penjelasan nomor 9). Devisi ini nantinya berkoordinasi dengan KA-nya masing-masing. Penelitian dan pengembangan dapat di jadikan devisi tersendiri dalam kementrian, sehingga efektifitas tujuan adanya penelitian dan pengembangan kementrian dan lembaga dapat tercapai dengan baik. Data-data dari hasil penelitian yang dikerjakan oleh devisi khusus  di internal kementrian nantinya dapat menjadi bahan pengambilan kebijakan selanjutnya yang dibicarakan ditingkat pimpinan (Presiden, wakil, dan KA).

Bagaimana Sosok KA ‘Ideal’?

Barangkali dalam menerjemahkan kata ‘ideal’ akan mengundang banyak perdebatan (debatable), karena setiap orang semestinya mempunyai definisi ‘ideal’ menurut versinya masing-masing. Saya akan sangat senang jika kawan-kawan juga bisa memberikan tanggapan bagaimana sosok KA ideal itu, sehingga kita bisa mengetahui bagaimana sebenarnya sosok KA yang diinginkan itu. Meskipun, saya sangat sadar, menjadi ‘ideal’ itu sangat sulit bahkan sepertinya mustahil, namun setidaknya, setiap Komisi Ahli BEM KM UNDIP bisa belajar mengejar sosok KA ‘ideal’. Berikut pendapat saya, KA ‘ideal’ adalah yang mempunyai sifat:

1.      Thinker

2.      Komunikatif

3.      Fleksibel

4.      Developer

5.      Ideation

6.      Adaptif

7.      Konsultatif

8.      Motivator dan Inspirator

Manfaat menjadi KA

Ini adalah pengalaman saya pribadi ketika menjadi seorang Komisi Ahli. Saya yakin kawan-kawan mempunyai pengalaman dan faedah sendiri saat menjadi seorang KA. Saya bersyukur mendapatkan kesempatan menjadi salah satu Komisi Ahli BEM KM UNDIP 2011. Posisi dan amanah tersebut membawa manfaat yang sangat besar terhadap pemaknaan hidup saya. 


Sebelum saya menjadi Komisi Ahli, saya adalah salah seorang ketua lembaga mahasiswa di fakultas saya. Amanah dan tanggung jawab saya di fakultas membuat saya mempersepsikan diri saya sendiri sebagai seorang korelis sejati; ego tinggi; dan autocratic leader. Ketika saya menjabat sebagai KA internal yang membidangi PSDM, KESMA, dan DAGRI dimana mentri-mentri nya juga adalah seorang ketua lembaga di fakultas masing-masing, saya tahu, jika saya harus mengubah persepsi saya terhadap gaya kepemimpinan saya sendiri. Jika saya masih saja menggunakan gaya kepemimpinan, komunikasi dan pergaulan seperti saat memimpin lembaga di fakultas saya, saya kira, saya tidak akan pernah mampu mengontrol kementrian-kementrian saya dengan baik. Karena mentri-mentri saya juga tipikal orang yang sama. Saya harus menyesuaikan diri dengan mereka. Akhirnya, saya sekarang sangat berterimakasih, karena KA internal membuat saya semakin mengerti bagaimana seharusnya menjadi pemimpin sejati itu. Pemimpin sejati bukan mereka yang perkataannya dikerjakan oleh bawahannya, melainkan keberadaan mereka lah yang dirindukan oleh bawahannya.  KA membuat saya semakin mengerti diri saya sendiri. Saya semakin mengerti jika saya adalah saya, bukan dia atau mereka.

Sebelum saya menjadi KA, saya dulunya adalah kakak tingkat yang ‘sedikit’ menjaga komunikasi dengan adek tingkat saya. Entahlah, mungkin karena merasa senior. Setelah menjadi KA, saya sadar, KA tidak cuma mengoordinasi dan mendampingi kementrian saja, tapi KA dilihat juga sebagai kakak bagi anggota kementrian yang kebanyakan diisi oleh mahasiswa tingkat I dan II. Jika saya tidak bisa memposisikan diri sebagai kakak sekaligus teman kepada mereka semua, niscaya mereka hanya akan menganggap saya seseorang “antara ada dan tiada”.  KA juga adalah seorang sesepuh, kakak, dan teman bagi kementriannya dan juga bagi seluruh anggota BEM KM. Karena itu, seorang KA harus bisa bergaul dan berkomunikasi dengan bahasa anggota kementriannya. KA harus mampu mengayomi, menopang, dan sebagai sandaran anggota kementriannya. 

Saya semakin menyadari pula bahwa kekuatan sebuah organisasi sangat ditentukan oleh seberapa kuat hubungan personal antara anggotanya. Rasa saling memiliki, menghargai, kekeluargaan, dan pertemanan menjadi bahan bakar utama pergerakan roda organisasi. Karena dengan itu, semua hal dapat dilalui dengan bahagia. Itulah harta karun yang paling berharga dari sebuah organisasi mahasiswa.

Demikian lah sedikit saran yang dapat saya berikan selepas berakhirnya masa jabatan saya menjadi seorang Komisi Ahli BEM KM UNDIP. Komisi Ahli adalah komponen kecil dalam sebuah organisasi besar seperti BEM KM UNDIP. Namun keberadaannya sungguh sangat vital dan penting bagi keberjalanan roda organisasi BEM KM sendiri, Keluarga Mahasiswa (KM), dan seluruh aktivitas kemahasiswaan di UNDIP. Demikian pula dengan komponen BEM KM UNDIP seluruhnya.

Semoga bermanfaat dan semoga terlahir kritik dan saran demi ‘kesempurnaan’ gagasan ini.

Terimakasih KA BEM KM UNDIP, terimakasih BEM KM UNDIP.

Indonesia, Maret 2012

[1] Komisi Ahli Internal BEM KM Universitas Diponegoro 2011

[2] Buku Putih BEM KM Universitas Diponegoro 2011


Download file pdf.-nya disini